Zdjęcie przedstawia roześmianych, noszących okulary pracowników biura. Po lewej siedzi mężczyzna z krótką brodą i wąsem, ubrany w niebieską, dżinsową koszulę. W rękach trzyma długopis. Po prawej siedzi kobieta z długimi włosami, ubrana w białą bluzkę. Pośrodku stoi, trzymająca kubek, kobieta z długimi włosami. Ma na sobie błękitną koszulę. W tle po prawej znajduje się tablica, a po lewej okna i przybory do pisania.

Słów kilka o zaliczkach

Zaliczki to nie tylko część procesu transakcyjnego, ale także strategia zarządzania dochodami. Dzięki nim możesz sfinansować część swoich wydatków nie zadłużając się! Chcesz dowiedzieć się, czym dokładnie jest zaliczka oraz jak możesz ją otrzymać? Odkryj wszystkie zalety i możliwości, jakie daje ten rodzaj finansowania Twojego projektu.

Zdjęcie przedstawia sztabkę monet wraz z rozsypanymi monetami. W oddali ledwo widzialny jest zegar.
Obrazek przedstawia prosty, stylizowany baner z dwoma sekcjami, z których każda ilustruje pojęcia finansowe. Po lewej stronie, pod napisem "zaliczka", znajduje się ikona przedstawiająca dłoń trzymającą torbę z pieniędzmi z symbolem dolara oraz zegarem, co symbolizuje zaliczkę lub pożyczkę związaną z czasem. Po prawej stronie, pod napisem "refundacja", widoczna jest ikona z ręką przekazującą pieniądze drugiej ręce, co ilustruje proces zwrotu pieniędzy lub refundacji.

Zaliczka: poznaj definicję i sposób jej funkcjonowania

Istnieją dwie formy, w jakich można otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:

  • refundacja – to zwrot środków wydatkowanych w ramach projektu; polega na poniesieniu wydatków, na przykład na zakup środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych, a następnie po ich wykazaniu we wniosku o płatność, są one refundowane ze środków europejskich,
  • zaliczka – to pozyskanie funduszy „z góry” – te pieniądze otrzymasz przed poniesieniem wydatków.

Co musisz zrobić, aby otrzymać zaliczkę? 

Istnieją pewne kroki, o których musisz pamiętać, aby otrzymać zaliczkę, m.in.:

  1. Musisz wcześniej podpisać umowę o dofinansowanie i ustanowić zabezpieczenie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.
  2. Przygotuj wcześniej wyodrębniony rachunek bankowy, który posłuży Ci do obsługi zaliczki – poprosimy Cię o niego przy podpisaniu umowy.
  3. Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o zaliczkę (zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność) w systemie CST2021.
  4. Do wniosku musisz dołączyć odpowiednią dokumentację:
    • metodologię łączenia i dzielenia wszystkich wydatków zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie w ramach poszczególnych zamówień (wzór dokumentu znajduje się na naszej stronie scp-slask.pl),
    • umowę z wykonawcą tej części zakresu projektu, którego dotyczy wniosek o zaliczkę lub fakturę czy inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej uzasadniające wysokość wnioskowanej zaliczki i wskazujące na zobowiązania wobec wykonawców.

Pamiętaj, że maksymalna, jednorazowa transza zaliczki, każdorazowo jest wskazana w umowie o dofinansowanie i może się różnić, w zależności od naboru.

Dostałem zaliczkę i co dalej? 

Środki pochodzące z zaliczki musisz wydatkować zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. Możesz wydać ją na dofinansowanie wydatków kwalifikowanych, które wcześniej były zaplanowane we wniosku o dofinansowanie. Wydatkowanie zaliczki na inny cel (np. podatek VAT) może skutkować koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia przekazania środków zaliczki na Twój rachunek.

Takie wydatki jak podatek VAT finansujesz ze środków własnych, które wcześniej przelałeś  na rachunek bankowy przeznaczony do obsługi zaliczki lub z innego rachunku bankowego.

Grafika składa się z trzech ikon oraz odpowiadających im tekstów umieszczonych pod każdą ikoną, rozmieszczonych poziomo od lewej do prawej. Tło ma jasnoniebieski kolor, a w rogach znajdują się niebieskie ozdobne elementy. Oś czasu jest przedstawiona jako przerywana linia łącząca trzy ikony.
Pierwsza ikona po lewej to kalendarz. Pod nią znajduje się tekst „1 rok i 14 dni”.
Druga ikona w środku to zegar. Pod nią znajduje się tekst „6 miesięcy i 14 dni”.
Trzecia ikona po prawej to dokument z listą kontrolną i uścisk dłoni. Pod nią znajduje się tekst „dzień zakończenia realizacji projektu”.

Rozliczenie zaliczki

Aby rozliczyć zaliczkę, musisz złożyć wniosek rozliczający oraz zwrócić niewykorzystaną jej część. We wniosku rozliczającym zaliczkę wykazywane są rzeczywiście poniesione wydatki (jak np. zakup środka trwałego). Ważne jest, żebyś nie zapomniał o prowadzeniu skrupulatnej ewidencji środków finansowych w Twoim projekcie.

W zależności od naboru na rozliczenie się, masz:

  • 1 rok i 14 dni,
  • 6 miesięcy i 14 dni,
  • dzień zakończenia realizacji projektu – jeśli powyższe terminy wykraczają poza czas realizacji projektu.

Czas na rozliczenie zaliczki liczony jest od daty przekazania środków zaliczki na Twoje konto.

Ważne są terminy!

Jak już wiesz, terminowość w sprawach urzędowych jest niezwykle istotna. Nie inaczej jest w przypadku rozliczania zaliczki. Wskazane przez nas 14 dni to Twój bufor bezpieczeństwa na skompletowanie dokumentów i złożenie wniosku rozliczającego oraz ewentualny zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Nie zwlekaj z tym do końca obowiązującego Cię okresu, ponieważ liczy się data księgowania zwrotu. Jeśli się spóźnisz, naliczymy odsetki od daty wypłaty zaliczki.

Na zdjęciu widoczna kobieta trzymająca w jednej ręce skarbonkę w kształcie świnki, drugą ręką wkłada monetę do skarbonki.

Ważne informacje

  • wniosek o zaliczkę składaj nie częściej niż raz na sześć miesięcy, licząc od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie lub w zależności od zapisów umowy (każdy nabór rządzi się własnymi prawami),
  • kolejna transza zaliczki może zostać wypłacona po rozliczeniu przynajmniej 70% przekazanej wcześniej transzy (dla naborów, w których obowiązuje zasada n+1 możesz wnioskować tylko o jedną zaliczkę),
  • jedna transza przedpłaty może zostać rozliczona maksymalnie dwoma wnioskami rozliczającymi zaliczkę, a dla naborów, w których obowiązuje zasada n+1, wyłącznie jednym wnioskiem rozliczającym zaliczkę,
  • maksymalna kwota dofinansowania wypłacona w formie zaliczek każdorazowo wskazana jest w umowie o dofinansowanie i może różnić się, w zależności od naboru,
  • wydatki przedstawione we wniosku rozliczającym zaliczkę muszą być opłacone zgodnie z montażem finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, tzn. z zachowaniem udziału dofinansowania oraz Twojego wkładu własnego w wydatkach kwalifikowanych,
  • do każdego wniosku rozliczającego zaliczkę musisz załączyć wyciąg z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi zaliczki, a także dokumenty wskazane w umowie o dofinansowanie i instrukcji wypełniania wniosku o płatność,
  • gdy stwierdzimy braki lub błędy formalne, merytoryczne lub rachunkowe w złożonym przez Ciebie wniosku o zaliczkę lub rozliczającym zaliczkę, wezwiemy Cię do poprawy albo uzupełnienia wniosku, bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie,
  • kiedy suma wszystkich transz zaliczki przekracza 10 milionów złotych jesteś zobowiązany do wniesienia dodatkowego zabezpieczenia w jednej z form wskazanych w umowie o dofinansowanie – wysokość zabezpieczenia musi wynosić 150% wartości najwyższej transzy zaliczki,
  • warunkiem rozliczenia wydatków we wniosku rozliczającym zaliczkę jest ich zrealizowanie, nabycie, dostawa, odbiór, zapłata, przyjęcie do ewidencji i rozpoczęcie amortyzacji na dzień rozliczania wydatku. Nie masz możliwości rozliczenia zaliczki, która została zapłacona dostawcy w celu realizacji dostawy środka trwałego, np. linii produkcyjnej. Wyjątek stanowią wydatki w kategorii „roboty budowlane” oraz szkolenia, materiały do badań B+R oraz personel B+R,
  • w ramach wniosku o zaliczkę nie możesz wnioskować o koszty pośrednie rozliczane za pomocą stawki ryczałtowej, ani wykazywać ich we wniosku rozliczającym zaliczkę,
  • nie możesz zawnioskować o zaliczkę, jeśli Twoja umowa o dofinansowanie została zawarta na Porozumieniu, do momentu spełnienia wszystkich warunków z niego wynikających (zazwyczaj do dostarczenia wszystkich wymaganych dokumentów),
  • nie możesz zawnioskować o zaliczkę również wtedy, kiedy wyrazimy zgodę na dokonanie przelewu wierzytelności (umowa cesji wierzytelności z tytułu wsparcia).

Zaliczki są bardzo pożytecznym instrumentem, bo pozwalają na sfinansowanie części Twoich wydatków bez konieczności zadłużania się. Dodatkowo środki pozyskane w ten sposób są nieoprocentowane. Występuje jednak wiele ograniczeń co do wysokości pozyskanych w ten sposób środków, jak i szczegółowych procedur ich rozliczenia, dlatego warto zawsze zastanowić się, co w określonej sytuacji może okazać się dla Ciebie korzystniejsze.