Prawdziwy sprawdzian dla projektu zaczyna się wtedy, gdy na konto wpływają pierwsze pieniądze. Przygotuj się solidnie do tego etapu realizacji. W tej części poradnika eksperci oceniający wnioski w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości biorą pod lupę twardą matematykę i wskazują realne pułapki, jakie czekają na przedsiębiorców przy wydatkowaniu unijnych zaliczek czy prowadzeniu konta bankowego. Dowiesz się stąd również, jak bezpiecznie przygotować się do składania wniosków o płatność i dlaczego urzędnicy wcale nie szukają powodów do karania tych, którzy po prostu trzymają się faktów zapisanych w dokumentach.
Montaż finansowy, potencjał finansowy i kadrowy
Dobrze napisany wniosek projektowy to nie koncert życzeń, ale precyzyjny plan biznesowy, w którym każda deklaracja musi mieć pokrycie w faktach. Oceniający sprawdzają realność prognoz finansowych, stabilność budżetu oraz faktyczne zasoby zespołu.
Małgorzata Obuchowska-Gembala, Kancelaria Adwokacko-Radcowska Obuchowska-Gembala s.c., Baltic Operator, ekspert oceniający projekty
Skoro są wymagane dokumenty potwierdzające finansowanie projektu, muszą Państwo pokazać, że ten wkład własny mają. Gdy Państwo robią montaż finansowy, to te prognozy też muszą być realne. Istnieje załącznik — analiza finansowa. Tam Państwo tworzą prognozy na okres trwałości projektu. Jeżeli ktoś w nim założy 20% wzrostu przychodów z roku na rok, przez kolejne trzy lata, nie będzie to realne. Przy montażu finansowym, przy wkładzie własnym nie bójcie się pokazać, że macie te środki. Kwestia wnioskowania o płatności pośrednie, o zaliczki, to wszystko musi wynikać z tych dokumentów.
Państwo na pewno wiedzą, kto pracuje, kto się tym będzie zajmował, ale to wszystko musi być pokazane w projekcie. Jakie są zasoby, jakie są możliwości organizacyjne, jakich macie pracowników? Czy macie doświadczenie w realizacji takiego projektu? Czy robiliście takie przedsięwzięcia, czy to jest zupełnie nowa branża, nowy obszar działalności?
Proszę Państwa, dosyć poważnym problemem są także wydatki kwalifikowane. Państwo szacują budżet, więc trzeba pokazać, w oparciu o jakie parametry Państwo ten budżet zbudowaliście. Czy to były oferty, czy Państwo mają w przypadku robót budowlanych kosztorysy? Jeżeli jest taka możliwość, proszę dołączać do wniosku różnego rodzaju załączniki, bo one świadczą tylko o tym, że Państwo gruntownie przeanalizowali ten projekt, sprawdzili rynek, sprawdzili oferty, mają rozeznanie, kto może realizować zamówienia i w jakich cenach.
dr Marcin Kozak, Wiceprezes Zarządu Agencji Rozwoju Regionalnego w Częstochowie S.A., ekspert oceniający projekty
Bardzo często mamy do czynienia z takimi projektami, które — w szczególności w okresie trwałości — nie mają potencjału finansowego. Przedsiębiorcy często skupiają się na tym, aby pozyskać promesę kredytową z banku albo pokazać rachunek oszczędnościowy, natomiast później bardzo kiepsko to wygląda. Zapominają Państwo albo firmy konsultingowe, składające wnioski w Państwa imieniu, o tym, że projekt ma trwać i ma funkcjonować. Trzeba uwzględnić to, co Państwo chcą zrobić w inwestycji, czyli zacząć od problemów, poprzez diagnozę sytuacji, od tego, jaka jest potrzeba, skąd ona wynika. Później przejść do strategicznego celu, który chcą Państwo osiągnąć, celów operacyjnych, w następnej kolejności do działań, czyli zakresu rzeczowego, tego, co chcą Państwo zrobić. Następnie za ile, czyli zbudować budżet, a na końcu pokazać efekty, czyli oddziaływanie projektu poprzez pryzmat wskaźników.
Realny budżet i gruntowne rozeznanie rynku
Wydatki we wniosku muszą być przemyślane i rzetelnie skalkulowane. W trakcie realizacji projektu nie będzie już możliwości naprawienia niektórych błędów.
Agnieszka Mieszczok, Wydział Rozliczeń, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
Nasi przedsiębiorcy nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, natomiast są zobowiązani do stosowania wytycznych w zakresie kwalifikowalności i zasady konkurencyjności w celu udzielania zamówień na wydatki realizowane w projektach. W tym zakresie mamy najwięcej nieprawidłowości, pomimo że te wytyczne obowiązują już trzecią perspektywę. Często błędy polegają na tym, że beneficjenci, pisząc zapytanie ofertowe, nie uwzględniają ewentualnych przyszłych zmian w zakresie dostawy. Sztywno określają termin zakończenia dostawy, nie przewidując, że po drodze mogą wystąpić jakieś okoliczności, które spowodują, że ten termin powinien zostać wydłużony. Dlatego zawsze uczulamy beneficjentów na szkoleniach, żeby w zapytaniu ofertowym wskazywali możliwości albo okoliczności, po wystąpieniu których dopuszczają zmiany w zakresie wydłużenia terminu dostawy albo w zakresie przedmiotu zamówienia. To pozwala uniknąć korekt finansowych na późniejszym etapie.
Kolejną grupą nieprawidłowości, którą stwierdzamy w projektach, i błędami, które często popełniają beneficjenci, jest wydatkowanie środków z zaliczki. Zaliczki są takim nowym narzędziem, wprowadzonym w obecnej perspektywie, które jest ukłonem w stronę przedsiębiorcy, ponieważ daje możliwość finansowania zakupów w ramach projektu ze środków unijnych, bez angażowania środków własnych. Przede wszystkim beneficjenci nie uwzględniają, że ta zaliczka stanowi tylko część dofinansowania. Często opłacają nią całość faktury, łącznie z VAT-em bądź innymi pozycjami, które są realizowane poza projektem. Na koncie zaliczkowym powinny być udokumentowane tylko takie ruchy, które są związane z płatnościami na rzecz projektu. Tam nie mogą wystąpić żadne inne działania, czyli dysponowanie środkami z zaliczki na wydatki niekwalifikowalne.
Beneficjenci często zapominają, że z rachunków bankowych przeznaczonych do obsługi zaliczki są pobierane opłaty za ich prowadzenie przez bank. Zanim otrzymasz zaliczkę, uzupełnij sobie konto zaliczkowe o jakiś wkład własny, który przeznaczysz na dysponowanie właśnie takimi nieprzewidzianymi wydatkami typu właśnie opłata bankowa. Jeśli zostanie ona potrącona z kwoty zaliczki, będziemy mieli do czynienia z nieprawidłowością w projekcie. Beneficjent musi wtedy zwrócić nieprawidłowo wydatkowaną zaliczkę. Dobra wiadomość jest taka, że te pieniądze nie przepadają, czyli nawet nieprawidłowo wydatkowana zaliczka musi do nas zostać zwrócona, ale ona wraca do budżetu. Jedynym minusem jest to, że beneficjent płaci odsetki karne za ten termin, w którym nieprawidłowo dysponował środkami zaliczki i to jest ta kara dla beneficjenta.
Beneficjenci często też wnioskują u nas o zmiany w realizowanych projektach, na które nie możemy wydać zgody. Projekt został oceniony przez ekspertów w zakresie, jaki jest określony we wniosku o dofinansowanie, i wszelkie zmiany, jakie dopuszczamy na etapie realizacji i rozliczania projektu, wiążą się z tym, że możliwe jest wprowadzenie zamienności w wydatkach. Na przykład beneficjent chciał kupić zestaw komputerowy, a teraz wybiera jednak laptop, na co się zgadzamy. Natomiast nie dopuszczamy takich zmian, które powodują, że mówimy o nowej pomocy, czyli beneficjent chciał dwa komputery, a obecnie to cztery komputery.
Czy obawiać się kontroli?
Konkursy są skrojone bardzo rygorystycznie i wnioski pisane ad hoc na bazie niesprawdzonych pomysłów po prostu odpadną na etapie oceny punktowej. Projekt musi być realny, przemyślany i gotowy do wejścia w fazę realizacji.
Tadeusz Tobik, Wydział Kontroli, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
Oczywiście beneficjenci powinni obawiać się kontroli, ale głównie ci, którzy realizują projekty niezgodnie ze swoim wnioskiem oraz niezgodnie z politykami horyzontalnymi. Mamy wrażenie, że niektórzy przedsiębiorcy tych wniosków nie czytają przed złożeniem, więc mam taką radę dla Państwa, że jeżeli będą Państwo składać do nas wniosek i będą Państwo komuś zlecać napisanie go, to wtedy polecam przeczytać ten wniosek. To jest pierwsza rada, którą chciałem dać.
Druga rada — jak już Państwo przeczytają ten wniosek, oceńcie, czy to, co tam jest napisane, jest realne, ponieważ pisanie o politykach horyzontalnych bądź innych rzeczach, do których Państwo w tym wniosku się zobowiązują, zwłaszcza jeżeli to będą Państwo robić pod kryteria, jest bardzo proste. Natomiast, kiedy dochodzi do wdrażania, a potem do kontroli, to Państwo nam zadają pytania, dlaczego my pytamy o rzeczy, które Państwo napisaliście we wniosku, więc drugą rzeczą, którą polecamy, jest przeanalizowanie tego, co Państwo we wniosku napiszą.
Gdy już Państwo złożą ten wniosek i dostaną dofinansowanie, to prosiłbym o to, by zrealizować projekt zgodnie z wnioskiem. To jest trzecia rada, którą rekomenduję najbardziej, ponieważ napisanie czegoś we wniosku — to jest jedna rzecz, a realizacja tego — to jest druga rzecz. Najwięcej problemów z projektami dotyczy właśnie rzeczy, które Państwo wpisują do wniosków. To nie są wymogi, których my żądamy ze względu na wytyczne. Na przykład, jeżeli Państwo będą chcieli w takim budynku jak Walcownia, w której się właśnie znajdujemy, zrealizować świetną halę, na przykład sportową, ale dopiszą do tego farmę fotowoltaiczną i oczyszczalnię ścieków, które znajdą się obok, to my się z tego będziemy cieszyć. Jednak potem, na etapie realizacji, będziemy tego wymagać. Padają pytania, dlaczego wymagamy takich rzeczy. My ich nie wymagamy dlatego, że chcemy, tylko dlatego, że Państwo zobowiązaliście się je wykonać. Jeżeli Państwo zrobią wszystko zgodnie z wnioskiem, potwierdzimy, że tak było. I właściwie wtedy kontroli obawiać się nie należy. Proste, nieskomplikowane. Tak to brzmi, ale takie są fakty.
Dowiedz się, jak prowadzić działania informacyjne i promocyjne. Przeczytaj artykuł Szczęśliwa trzynastka – sprawdź, jak poprawnie informować o projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich i obejrzyj prezentację Jak zorganizować wydarzenie promujące projekt unijny? Przewodnik krok po kroku.
Kontrola nie musi być przykrym doświadczeniem, jeśli się do niej dobrze przygotujesz dzięki artykułowi Człowieku, nie irytuj się, czyli jak bezproblemowo przejść przez kontrolę projektu unijnego.
Realizacja projektu unijnego to zobowiązanie, które wymaga żelaznej dyscypliny finansowej i pełnej zgodności z pierwotną deklaracją. Jak potwierdzają eksperci Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości, kontrola nie musi być stresująca — pod warunkiem, że budżet od początku opierał się na realiach rynkowych, a działania są prowadzone zgodnie z literą podpisanego wniosku. Rzetelność na etapie planowania to najlepsza polisa ubezpieczeniowa dla każdego przedsiębiorcy.
W poprzednich częściach poradnika podpowiadaliśmy, jak zaplanować złożenie wniosku, a także przybliżaliśmy kwestie związane z ryzykiem w projekcie oraz Nowym Europejskim Bauhausem.
Chcesz zobaczyć, jak nasi eksperci dzielą się wiedzą na żywo? Obejrzyj relację z konferencji „Z plecakiem po sukces — turystyka, biznes, nowe możliwości”.
Życzymy Ci powodzenia i trzymamy kciuki za Twój wniosek.
Autorka: Anna Trólka
Wydział Informacji i Promocji
