Człowieku, nie irytuj się, czyli jak bezproblemowo przejść przez kontrolę projektu unijnego

Celem monitorowania przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Funduszy Europejskich nie jest wykrywanie nieprawidłowości, lecz potwierdzenie, że zostały one zrealizowane zgodnie z umową o dofinansowanie. Dodatkowo, kontrole pozwalają zapobiegać ewentualnym nadużyciom oraz zapewniają zgodność z przepisami unijnymi i krajowymi. Dlatego kluczowe jest, aby zarówno dokumentacja, jak i realizacja projektu odpowiadały warunkom umowy. Oto wskazówki, które pomogą Ci przygotować się do tego procesu.

Mężczyzna w biurowym otoczeniu siedzi przy biurku, opierając głowę na rękach. Wokół niego piętrzą się stosy dokumentów i papierów, co sugeruje, że jest przytłoczony ilością pracy lub obowiązków. Wyraz jego twarzy wyraża zmartwienie i zmęczenie.

— Staramy się usprawnić przebieg kontroli, dlatego też — gdy tylko jest to możliwe — prosimy przedsiębiorców o nadesłanie dokumentów jeszcze przed jej rozpoczęciem. Dzięki temu mniej czasu spędzamy w miejscu realizacji projektu, co jest korzystne dla obu stron. W takiej sytuacji często wystarcza jedna wizyta. Zakres kontroli jest zawsze wskazany wcześniej w upoważnieniu i jest przesyłany wraz z pismem wszczynającym kontrolę. Dokładnie badamy, oczywiście, urządzenia oraz maszyny i sprawdzamy ich tabliczki znamionowe. Weryfikujemy też obecność oznakowania CE, oznaczającego dopuszczenie do obrotu na terenie Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że w tej perspektywie finansowej kładziemy nacisk nie tylko na finansową stronę projektu, ale szczególnie sprawdzamy, w jaki sposób są wprowadzane, ujęte w projekcie, polityki horyzontalne, na przykład takie jak: dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, zrównoważony rozwój czy zasada „Nie czyń poważnych szkód”. Bardzo istotna jest też współpraca przedsiębiorców ze Śląskim Centrum Przedsiębiorczości — kontrola może być pozytywnym doświadczeniem i nie należy się jej obawiać. Tadeusz Tobik Kierownik Wydziału Kontroli Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości

Młoda kobieta z ciemnymi, kręconymi włosami siedzi przy biurku w jasnym, nowoczesnym biurze, trzymając w rękach dokumenty. Uśmiecha się szeroko do kamery, co sugeruje jej zadowolenie z pracy. W tle widać inne osoby pracujące przy swoich stanowiskach.

Podczas realizacji projektu możesz spodziewać się kilku rodzajów kontroli. Każda z nich ma swoje specyficzne cele i wymaga odpowiedniego przygotowania.

Kontrola dokumentacji to przede wszystkim weryfikacja formalno-merytoryczna, a także finansowa wniosków o płatność. Instytucje sprawdzą, czy pieniądze, które otrzymałeś, zostały wydane zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Zbadają również ścieżki audytu oraz kompletność dokumentacji dotyczącej składania ofert. Po lewej stronie znajduje się grafika przedstawiająca dokumenty.

Kontrola na miejscu w jej trakcie sprawdzimy, czy realizujesz Twoje przedsięwzięcie w oparciu o zapisy umowy. Zostaną przeanalizowane procesy dostarczenia sprzętu lub usług oraz ich zgodność z wymaganiami programu i zasadami unijnymi oraz krajowymi. Spodziewaj się tego, że będziemy chcieli przeprowadzić rozmowy z pracownikami zaangażowanymi w realizację projektu, obejrzeć miejsce realizacji czy dokumentację. Ikona po lewej stronie przedstawia rękę wskazującą na ekran z wykresami i danymi, co symbolizuje analizę i kontrolę

Kontrola trwałości odbywa się po zakończeniu projektu i polega na zbadaniu, czy jest on utrzymywany przez wymagany okres, czyli 3 lata w przypadku mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich firm, bądź 5 lat, gdy realizowało go duże przedsiębiorstwo. Ważne jest utrzymanie rezultatów w okresie trwałości, co oznacza, że na przykład problemem może być sprzedaż środka trwałego zakupionego w ramach dofinansowania, a nawet zmiana jego przeznaczenia bez zgody instytucji zarządzającej. Ikona po lewej stronie przedstawia tarczę z kciukiem uniesionym w górę, co symbolizuje trwałość i zgodność.

Starszy mężczyzna z siwymi, nieco rozwichrzonymi włosami, ubrany w elegancki, choć nieco ekstrawagancki garnitur, unosi ręce w geście zwycięstwa. Na jego twarzy maluje się szeroki uśmiech, a w tle widoczne są delikatne, rozmyte światełka, co nadaje zdjęciu ciepłą i radosną atmosferę.

Oznaczanie i organizacja dokumentów

Upewnij się, że wszystkie dokumenty związane z projektem są uporządkowane i łatwo dostępne. Segregatory i pliki oznacz odpowiednio, tak abyś mógł szybko znaleźć wszystkie wymagane dokumenty. Przygotuj spis treści, który pozwoli innym pracownikom bez problemu znaleźć potrzebne papiery, w momencie gdy nie będziesz obecny.

Archiwizacja

Przechowuj oryginały dokumentów lub ich poświadczone kopie. Dokumenty elektroniczne również muszą być odpowiednio zarchiwizowane i zabezpieczone. Upewnij się, że dokumenty związane z zamówieniami publicznymi są kompletne.

Złota rada nr 2 - przygotuj miejsce realizacji projektu

Zapewnij odpowiednie warunki do przeprowadzenia oględzin wszystkich środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych związanych z projektem. Potrzebny będzie dostęp do systemów księgowych oraz dokumentacji kadrowej i finansowej. Wszystkie zakupy, których dokonałeś dzięki zdobyciu dofinansowania, muszą być dostępne do kontroli, na przykład musisz udostępnić sprawdzenie maszyn, urządzeń, a także przestrzeni biurowej, gdzie realizowane były projekty badawcze.

Złota rada nr 3 - zapewnij obecność zespołu

Podczas kontroli zagwarantuj obecność kompetentnych osób, które będą mogły udzielić wyjaśnień dotyczących realizacji projektu:

• Księgowość — możemy pytać o wszelkie kwestie związane z finansami projektu, prosić o przedstawienie odpowiednich dokumentów finansowych oraz procedur.

• Personel techniczny — konieczne może okazać się uruchomienie maszyny lub oprogramowania, omówienie specyfikacji technicznych oraz ich zgodności z założeniami projektu.

Złota rada nr 4 - nie zapomnij o promocji projektu

Pamiętaj, że od momentu podpisania umowy o dofinansowanie jesteś zobowiązany do informowania opinii publicznej o uzyskanym wsparciu. Oznaczaj logotypami wszystkie materiały informacyjne i promocyjne oraz dokumenty związane z projektem. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą skutkować koniecznością zwrotu części środków. Przykładowo, brak logotypów na publikacjach czy stronach internetowych jest niezgodny z wymogami umowy.

Złota rada nr 5 - zatroszcz się o trwałość projektu

Po zakończeniu przedsięwzięcia, przez cały okres trwałości — czyli odpowiednio 3 lata w przypadku mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich firm, bądź 5 lat w przypadku dużych przedsiębiorstw — dbaj o to, by projekt oraz stworzone w jego ramach stanowiska pracy były utrzymane. Osiągnięte rezultaty i cele projektu muszą być zachowane przez cały ten okres. Przykładem naruszenia zasad trwałości może być na przykład zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa. Jeśli to planujesz, zwróć się do instytucji zarządzającej o zgodę na kontynuowanie projektu w nowej formie. Naruszenie zasady trwałości projektu może prowadzić do konieczności zwrotu środków wraz z odsetkami.

W przypadku wizyty monitoringowej bądź kontroli planowej zostaniesz o niej wcześniej uprzedzony. Gdyby wystąpiły jakieś niedogodności dotyczące terminu bądź inne utrudnienia, zasygnalizuj to wcześniej osobom przeprowadzającym kontrolę. Szanujmy nawzajem swój czas. Dodatkowo możesz uniknąć w ten sposób uwag dotyczących tych kwestii, których nie będziemy w stanie zweryfikować przez wspomniane utrudnienia.

Młoda kobieta, ubrana w elegancki strój, trzyma w ręce złote trofeum, uśmiechając się szeroko. W tle widoczny jest konfetti opadające z góry, co sugeruje świętowanie sukcesu lub wygranej. Jej wyraz twarzy i postawa wyrażają dumę i radość.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Nie zapomnij o przechowywaniu oryginałów dokumentów. Jeżeli posiadasz tylko wersję elektroniczną, ponieważ na przykład dokument został przesłany pocztą e-mail, to w tej samej formie musisz go zarchiwizować. Brak oryginałów może doprowadzić do dodatkowych, czasochłonnych działań w postaci odtwarzania dokumentów na przykład w formie duplikatów bądź ponownego zwracania się do instytucji zewnętrznych, które wydały pozwolenia lub dopuszczenia do użytkowania. W najgorszym wypadku może to doprowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej Oddziel wszystkie operacje gospodarcze związane z projektem od dotychczas prowadzonej księgowości, co ułatwi weryfikację wydatków. W przeciwnym razie wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. Pod tekstem znajduje się ilustracja przedstawiająca osobę wyrzucającą w górę kartki papieru, stojącą obok stert dokumentów.

Archiwizacja dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi Pamiętaj o zapewnieniu ścieżki audytu. Zwróć uwagę, czy masz wszystkie zapytania ofertowe i złożone oferty. Uchybienia spowodują konieczność nałożenia korekty finansowej. Pod treścią znajduje się ilustracja która przedstawia osoby pracujące z dokumentami i folderami na tle półek z segregatorami.

Naruszenie trwałości projektu oraz niedozwolone zmiany Najważniejsze, abyś utrzymał cele projektu przez okres trwałości oraz informował o wszelkich zmianach, na przykład, gdy zamierzasz sprzedać środek trwały czy przekształcić formę prawną przedsiębiorstwa. Takie sytuacje mogą naruszyć zasady trwałości projektu i będziesz zmuszony do zwrotu części lub całości dofinansowania. Ilustracja przedstawia dwie osoby omawiające dokumenty na tle wykresów i diagramów.

Nie zapominaj o uważnej lekturze umowy o dofinansowanie. Postępując zgodnie z nią, unikniesz problemów.

Dzięki tym wskazówkom kontrola projektu powinna przebiegać sprawnie i bez problemów, co pozwoli na efektywne wykorzystanie środków unijnych i osiągnięcie zamierzonych celów. Pamiętaj, że pozytywne przejście przez kontrolę nie tylko pomoże Ci w uporządkowaniu dokumentacji, ale również przygotuje Cię do bezproblemowego przebiegu wizyt składanych przez inne instytucje, na przykład Krajową Administrację Skarbową czy Najwyższą Izbę Kontroli.