Nowy sposób finansowania wydatków ze środków z Funduszy Europejskich, jakim są zaliczki oferowane przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości, otwiera przed Beneficjentami wiele możliwości, ale jednocześnie wiąże się z określonym ryzykiem. Jak uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i maksymalnie wykorzystać dostępne fundusze? W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci bezpiecznie przejść przez ten proces i uniknąć najczęstszych pomyłek.
Podczas weryfikacji wniosków zaliczkowych zauważyliśmy, że wiele z nich zawiera błędy, które mogą opóźnić wypłatę środków. Aby tego uniknąć, warto dokładnie sprawdzić swój wniosek przed wysłaniem. Upewnij się, że dołączyłeś wszystkie wymagane dokumenty, a dane w sekcjach wniosku są poprawne. Dzięki temu Twoja zaliczka zostanie rozpatrzona szybciej i bez problemów!
Właściwe daty „od-do”
Podczas składania wniosków kluczowe jest zachowanie ciągłości dat. Jeśli Twój pierwszy wniosek o płatność dotyczy zaliczki, to:
- w polu „od” wpisz datę rozpoczęcia realizacji projektu (znajdziesz ją we wniosku o dofinansowanie),
- w polu „do” wpisz tę samą datę – czyli dzień rozpoczęcia projektu.
Ten warunek dotyczy tylko sytuacji, gdy Twój pierwszy wniosek o płatność jest wnioskiem o zaliczkę!
W przypadku kolejnych wniosków najlepiej skorzystaj z instrukcji wypełniania wniosków o płatność – znajdziesz ją na naszej stronie internetowej lub pobierz plik znajdujący się obok artykułu.
Podpis kwalifikowany
Składając wniosek o zaliczkę w systemie CST2021, należy pamiętać o odpowiednim sposobie jego podpisania. Należy to zrobić wyłącznie podpisem kwalifikowanym. To jedyna akceptowana forma, która umożliwia rozpoczęcie procedury weryfikacji wniosku i jego zatwierdzenia do wypłaty.
Choć Centralny System Teleinformatyczny 2021 (CST2021) dopuszcza również możliwość użycia podpisu niekwalifikowanego, to wybór innej formy podpisu niż podpis kwalifikowany może skutkować koniecznością ponownego złożenia wniosku, co wydłuży czas rozpatrywania sprawy.
Wniosek musi zostać podpisany przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta – zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym (np. KRS, CEIDG). Jeśli wniosek składa inna osoba, konieczne jest posiadanie stosownego pełnomocnictwa, a pełnomocnik musi dysponować podpisem kwalifikowanym. W przypadku niewłaściwego podpisu, wniosek nie podlega weryfikacji.
Metodologia łączenia i dzielenia wydatków
Przy składaniu pierwszego wniosku w projekcie – niezależnie od tego, czy jest to wniosek zaliczkowy, refundacyjny czy końcowy – obowiązkowo należy dołączyć metodologię łączenia i dzielenia wydatków. Wniosek o zaliczkę jest często pierwszym składanym dokumentem w projekcie, dlatego jednym z najczęstszych błędów jest brak dołączonej metodologii. Tymczasem dokument ten jest kluczowy – określa zasady udzielania zamówień oraz sposób publikowania ogłoszeń w Bazie Konkurencyjności. Gotowy wzór metodologii można pobrać z naszej strony internetowej.
Umowa oraz faktury
Jeśli ubiegasz się o zaliczkę, pamiętaj, że musisz przedstawić dokumenty potwierdzające wydatki, które mają zostać nią sfinansowane. To oznacza, że musisz przedłożyć wraz z wnioskiem o zaliczkę umowę lub fakturę otrzymaną od Wykonawcy – to one potwierdzają, ile i za co będziesz płacił. Bez tych dokumentów nie będziemy mogli sprawdzić, jaka kwota zaliczki Ci przysługuje. Dlatego, zanim złożysz wniosek, upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty.
Odpowiednie wyliczenie wartości wnioskowanego dofinansowania w zaliczce
Choć ten błąd pojawia się stosunkowo rzadko, warto mieć go na uwadze. Składając wniosek o zaliczkę, musisz wiedzieć, o jaką kwotę możesz się ubiegać – wysokość transzy może się różnić w zależności od konkretnego naboru. Kluczowe informacje znajdziesz w §6a umowy o dofinansowanie. Przykładowo, w przypadku Działania 10.03, naboru numer 58, maksymalna wysokość zaliczki to 40% wartości przyznanego dofinansowania. Oznacza to, że jeśli Twój projekt otrzymał na przykład 500 000 zł dofinansowania, możesz wnioskować maksymalnie o 200 000 zł w ramach jednej transzy zaliczki, przy czym wartość ta musi znaleźć też uzasadnienie w zawartej z dostawcą umowie. Gdy zawarłeś umowę na zakup urządzenia o wartości 100 000 zł, wnioskowanie o zaliczkę na przykład w wysokości 200 000 zł uznane zostanie za niezasadne. Sprawdź dokładnie, ile Ci przysługuje, zanim złożysz wniosek.
Zgłoszenie złożenia wniosku o zaliczkę przez ePUAP lub e-Doręczenia
Gdy już dopełnisz wszystkich formalności w systemie CST2021, pamiętaj o ostatnim, ale bardzo ważnym kroku – powiadom nas o złożeniu wniosku. Możesz to zrobić przez ePUAP lub e-Doręczenia. Bez tej informacji nie będziemy mogli rozpocząć procedury weryfikacji wniosku i jego wypłaty.
Wszystkie wymagane załączniki do wniosku o zaliczkę należy zamieszczać wyłącznie w systemie CST2021. Nie należy ich dołączać do pisma – wystarczy, że w treści pisma znajdzie się informacja o złożeniu wniosku o zaliczkę.
Nowe rekomendacje
Po poprawnym złożeniu wniosku przez Ciebie ruch jest po naszej stronie – rozpoczynamy procedowanie Twojej zaliczki. Jeśli jednak coś wymaga poprawy, Twój opiekun projektu skontaktuje się z Tobą, przesyłając Ci pismo zawierające jego ewentualne pytania i wątpliwości oraz poinformuje, co należy skorygować. Gdy wszystko będzie w porządku, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości przystąpi do wypłaty środków.
Kiedy otrzymasz środki, to nie koniec Twojej przygody z zaliczkami. Musisz pamiętać o paru istotnych sprawach.
Jeśli zaliczka dotyczy finansowania wydatków inwestycyjnych (tak zwanych – majątkowych), nie możesz jej wykorzystać na wydatki bieżące, takie jak koszty pośrednie. Dlaczego to takie ważne? Po wypłacie zaliczki, którą zadeklarowałeś przeznaczyć na wydatki majątkowe, niemożliwe będzie użycie jej na pokrycie kosztów bieżących, takich jak na przykład koszty pośrednie. Jeśli wykorzystasz środki niezgodnie z przeznaczeniem, możesz mieć problem z ich rozliczeniem, a w najgorszym przypadku – trzeba będzie je zwrócić wraz z odsetkami, liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia ich otrzymania. Dlatego sprawdź dokładnie, jak dysponować środkami zaliczki.
Środki z zaliczki? Przelewaj je tylko na rachunek Wykonawcy. Pamiętaj, że pieniądze z konta zaliczkowego muszą trafić bezpośrednio do Wykonawcy, u którego dokonujesz zakupów zaplanowanych w projekcie. Nie możesz przelewać ich na inne swoje konta. Wysłane przez nas środki powinny zostać użyte wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, czyli jako dofinansowanie danego wydatku. Każda inna transakcja jest zabroniona.
Zaliczka to nie zwrot kosztów! Pamiętaj, że zaliczka służy do opłacania wydatków, które dopiero poniesiesz – nie możesz jej wykorzystać na coś, za co już zapłaciłeś wcześniej. Jeśli masz faktury za wcześniejsze wydatki i chcesz odzyskać te pieniądze, powinieneś skorzystać z refundacji, a nie zaliczki. Dlaczego to ważne? Bo zaliczka to środki przyznane na przyszłe wydatki związane z projektem. Jeśli zapłaciłeś za coś wcześniej, oznacza to, że sfinansowałeś to z własnych środków, a do tego właśnie służy mechanizm refundacji. Dlatego zawsze upewnij się, że zapłata za wydatki ze środków zaliczki odbędzie się dopiero po jej otrzymaniu.
Jak prawidłowo wydawać środki z zaliczki?
Aby uniknąć problemów przy rozliczeniu, musisz przestrzegać określonych zasad dotyczących wydatkowania zaliczki. Masz dwie możliwości:
Jednorazowa zapłata całej faktury z konta zaliczkowego
- Najpierw uzupełnij konto zaliczkowe o wkład własny oraz inne koszty, które nie podlegają dofinansowaniu (np. wkład własny + VAT).
- Dopiero gdy na koncie znajdzie się pełna kwota potrzebna do opłacenia faktury, wykonaj przelew na rzecz Wykonawcy.
Zapłata tylko za część dofinansowaną
- Możesz przelać z konta zaliczkowego jedynie zapłatę za tę część faktury, która odpowiada dofinansowaniu.
- Pozostałą kwotę (czyli wkład własny oraz koszty niekwalifikowane, np. VAT) musisz wtedy uregulować osobnym przelewem ze swojego innego konta.
Pamiętaj o kosztach prowadzenia konta. Bank może automatycznie pobierać opłaty za prowadzenie konta zaliczkowego. Żeby nie zostały one potrącone z zaliczki, musisz wcześniej wpłacić na to konto odpowiednią kwotę, która pokryje te koszty. Dzięki temu zapobiegniesz sytuacji, w której opłaty bankowe zostaną pokryte ze środków zaliczki, co stanowiłoby nieprawidłowe jej wykorzystanie.
Autorka: Patrycja Podsiedlik
Wydział Informacji i Promocji
Pobierz podręcznik