Zdjęcie przedstawia roześmianych, noszących okulary pracowników biura. Po lewej siedzi mężczyzna z krótką brodą i wąsem, ubrany w niebieską, dżinsową koszulę. W rękach trzyma długopis. Po prawej siedzi kobieta z długimi włosami, ubrana w białą bluzkę. Pośrodku stoi, trzymająca kubek, kobieta z długimi włosami. Ma na sobie błękitną koszulę. W tle po prawej znajduje się tablica, a po lewej okna i przybory do pisania.

Od błędów do perfekcji – jak unikać pułapek we wnioskach o płatność?

Dotacje unijne to jeden ze sposobów pozyskania środków, gdy chcesz rozwinąć swoją firmę, zdobyć nowe rynki i klientów. Dofinansowanie z Funduszy Europejskich — sięgające niekiedy nawet kilkudziesięciu procent wydatków — wymaga jednak spełnienia przez Ciebie określonych zasad. Ci, którym udało się je pozyskać, powinni zapamiętać, że pozytywna ocena formalna i merytoryczna wniosku oraz podpisanie umowy o dofinansowanie to tak naprawdę dopiero pierwszy krok do uzyskania środków unijnych.

Na zdjęciu widzimy klasyczny budzik z kolorowymi cyframi, stojący na drewnianym blacie. Po lewej stronie budzika znajdują się trzy stosy monet, na których wyrastają małe zielone rośliny. Tło zdjęcia jest rozmyte, ukazując zieloną roślinność, co sugeruje naturalne otoczenie. Kompozycja zdjęcia symbolizuje koncepcję wzrostu i rozwoju finansowego z upływem czasu.

Wyciśnij dotację jak cytrynę — złóż idealny wniosek o płatność

Jeszcze na etapie składania wniosku o dofinansowanie prawidłowo oszacuj budżet. Jeśli chcesz maksymalnie wykorzystać przyznane środki finansowe, musisz prawidłowo rozliczyć projekt. Zacznij od starannego gromadzenia dokumentów potwierdzających wydatki. Ponadto, kluczowe jest regularne aktualizowanie harmonogramów płatności i szybkie reagowanie na wszelkie napotkane trudności. Jeśli pojawią się jakieś problemy, nie zwlekaj i powiadom o nich opiekuna Twojego projektu w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości. Dzięki temu, jeśli zajdzie taka konieczność, możliwe będzie wprowadzenie zmian w projekcie i złożenie odpowiedniego wniosku w tej sprawie. Monitoruj postępy, aby zidentyfikować ewentualne problemy na wczesnym etapie. Jeśli nad wnioskiem pracuje kilka osób, konieczna jest ich współpraca i przedstawienie spójnych odpowiedzi na pytania ze strony Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości.

 

Gdy rozpoczniesz przygotowywanie wniosku o płatność, staraj się nie popełnić typowych błędów. Poniżej znajdziesz informacje, jak ich uniknąć i na co zwrócić szczególną uwagę, aby nie stracić ani złotówki z przyznanego dofinansowania.

Uważaj!

Jeśli zrealizujesz projekt w sposób niezgodny z zapisami umowy o dofinansowanie, wydatek może zostać uznany w części lub całości za niekwalifikowalny i otrzymasz mniej pieniędzy. W najgorszym przypadku może się okazać, że konieczne jest rozwiązanie umowy o dofinansowanie i dokonanie przez Ciebie zwrotu wcześniej wypłaconych środków wraz z należnymi odsetkami.

Czarna lista pomyłek, czyli najczęściej popełniane błędy

Podczas realizacji projektu możesz napotkać wiele przeszkód. Jeśli poznasz je wcześniej, będziesz wiedział, jak ich uniknąć i nie wpłyną one na efektywność Twoich działań i osiągnięcie wyznaczonych celów. Nie przejmuj się, tylko działaj. Po uzyskaniu informacji o uzyskaniu dofinansowania jeszcze raz dokładnie przejrzyj dokumentację, zwłaszcza wzór umowy o dofinansowanie, informacje na temat kwalifikowalności wydatków w naborze i instrukcję wypełniania wniosku o płatność.


Na zdjęciu widzimy mężczyznę w okularach, ubranego w białą koszulę, który wygląda na zestresowanego. Mężczyzna siedzi za biurkiem, na którym leży duża sterta dokumentów i teczek. Trzyma jedną teczkę nad głową, jakby próbował się nią osłonić. Jego twarz wyraża zmartwienie i przytłoczenie ilością pracy. Tło zdjęcia jest rozmyte, co sugeruje, że znajduje się w biurze lub innym miejscu pracy.

Zapraszamy Cię do udziału w szkoleniach

Śląskie Centrum Przedsiębiorczości prowadzi szkolenia nie tylko po ogłoszeniu naboru, ale także później. Poznasz na nich każdy z etapów realizacji projektu, a prowadzący odpowiedzą na Twoje pytania.

MAM NA TO PAPIERY, CZYLI JAK OKIEŁZNAĆ DOKUMENTACJĘ

1. Opisz dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowalnych zgodnie z Instrukcją wypełniania „Wniosku o płatność” w ramach FE SL na lata 2021-2027, gdzie znajdziesz niezbędne informacje

2. Nie zapominaj o oświadczeniach potwierdzających prawidłowość przeprowadzonej procedury zamówienia i sporządzaj je na bieżąco, a przed wysłaniem wniosku o płatność sprawdź, czy dołączyłeś do niego wszystkie protokoły odbioru, faktury, potwierdzenia przelewu, oferty, wyceny i kosztorysy. Zastanów się, czy przedstawione przez Ciebie dokumenty nie są sprzeczne ze sobą.

3. Wszystkie dokumenty obcojęzyczne muszą zostać przetłumaczone jednak tłumaczenie nie musi być przygotowane przez tłumacza przysięgłego.

4. Wyodrębnij ewidencję księgową dotyczącą rozliczania Twojego projektu. Musimy wiedzieć, które operacje go dotyczą.

5. Sprawdź, czy w przypadku prowadzenia pełnej księgowości umieściłeś wymagane dekretacje księgowe na fakturach i czy nie ma w nich błędów.

6. Przejrzyj dokumenty, które tworzysz, i przeanalizuj ich poprawność, na przykład w dokumentach OT – będą to kwoty, daty, miejsca użytkowania. 

7. Zwróć uwagę na jakość wydruków — wszystkie dokumenty powinny być czytelne.

Zasób 3

TRIKI, KTÓRE POZWOLĄ CI POPRAWNIE WYPEŁNIĆ FORMULARZ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

graf2

1. Przestrzegaj terminów złożenia wniosków o płatność lub rozliczających zaliczkę.

2. Zapamiętaj, że wniosek o płatność może zostać podpisany jedynie przez uprawnioną do tego osobę.

3. Dokładnie przejrzyj wypełniony formularz i sprawdź, czy podałeś poprawne daty, kwoty, czy wydatki zostały przypisane do właściwych kategorii itp.

4. Zweryfikuj kalkulacje kosztów. Wnioski o płatność często wymagają przeliczeń z powodu zakupów w walutach obcych, a błędy lub niezgodność z wnioskiem o dofinansowanie mogą opóźnić weryfikację i wypłatę środków.

5. Sprawdź, czy podałeś wskaźniki produktu i rezultatu. Jeśli wniosek o płatność nie jest poparty odpowiednimi dokumentami, potwierdzającymi postęp w realizacji Twojego projektu, utrudnia to jego ocenę i skierowanie do refundacji.

6. Skontroluj, czy dołączyłeś wszystkie niezbędne dokumenty, np. faktury, umowy, materiały przedstawiające przebieg procesu zamówień. Jeśli dokumentacja będzie niekompletna wydłuży to termin przekazania dotacji na Twoje konto.

Jak płacić z głową na karku — o wydatkach ponoszonych w projekcie

Czerwone kółko z białym krzyżykiem, symbolizujące coś błędnego.

Nie płać gotówką. Środki publiczne należy wydatkować i udokumentować w sposób jasny i przejrzysty, dlatego wydatki musisz opłacać za pośrednictwem rachunków bankowych z Twojego konta przeznaczonego do obsługi danego projektu.

graf5

Zapamiętaj, że możesz przedłożyć do rozliczenia wyłącznie wydatki zaplanowane w projekcie, te które zamieściłeś we wniosku o dofinansowanie.

graf3

Sztuka przeprowadzania zamówień

1. Poprawnie oszacuj wartość zamówienia.

2. Nie dziel zamówienia na kilka mniejszych, aby uniknąć stosowania zasady konkurencyjności lub ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

3. Pamiętaj, że treść ogłoszenia o zamówieniu i dołączonych do niego załączników musi być spójna.

4. Opublikuj ogłoszenie i przeprowadź wybór dostawcy w sposób zgodny z zasadami kwalifikowalności wydatków lub z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, na przykład: nie umieszczaj nazw własnych w opisie zamówienia; nie wprowadzaj zmian, jeśli nie wskazałeś okoliczności, w których mogą one nastąpić; nie wybieraj oferty niespełniającej warunków postępowania, nawet jeśli jest jedyna.

5. Nie zamieszczaj w opisie przedmiotu zamówienia parametrów, cech i warunków, które wpłyną na uczciwą konkurencję albo spowodują wybór konkretnego wykonawcy czy produktu.

6. Pamiętaj, że nie możesz udzielać zamówień — bez względu na ich wartość — podmiotom powiązanym osobowo i kapitałowo. W takim przypadku wydatek zostanie w całości uznany za niekwalifikowalny.

graf1

Dokumenty niezbędne do rozliczania wniosków o płatność możesz pobrać ze strony Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości.