Od błędów do perfekcji – jak unikać pułapek we wnioskach o płatność? - ŚCP

Dotacje unijne to jeden ze sposobów pozyskania środków, gdy chcesz rozwinąć swoją firmę, zdobyć nowe rynki i klientów. Dofinansowanie z Funduszy Europejskich — sięgające niekiedy nawet kilkudziesięciu procent wydatków — wymaga jednak spełnienia przez Ciebie określonych zasad. Ci, którym udało się je pozyskać, powinni zapamiętać, że pozytywna ocena formalna i merytoryczna wniosku oraz podpisanie umowy o dofinansowanie to tak naprawdę dopiero pierwszy krok do uzyskania środków unijnych.

Wyciśnij dotację jak cytrynę – złóż idealny wniosek o płatność

Jeszcze na etapie składania wniosku o dofinansowanie prawidłowo oszacuj budżet. Jeśli chcesz maksymalnie wykorzystać przyznane środki finansowe, musisz prawidłowo rozliczyć projekt. Zacznij od starannego gromadzenia dokumentów potwierdzających wydatki. Ponadto, kluczowe jest regularne aktualizowanie harmonogramów płatności i szybkie reagowanie na wszelkie napotkane trudności. Jeśli pojawią się jakieś problemy, nie zwlekaj i powiadom o nich opiekuna Twojego projektu w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości. Dzięki temu, jeśli zajdzie taka konieczność, możliwe będzie wprowadzenie zmian w projekcie i złożenie odpowiedniego wniosku w tej sprawie. Monitoruj postępy, aby zidentyfikować ewentualne problemy na wczesnym etapie. Jeśli nad wnioskiem pracuje kilka osób, konieczna jest ich współpraca i przedstawienie spójnych odpowiedzi na pytania ze strony Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości.

Gdy rozpoczniesz przygotowywanie wniosku o płatność, staraj się nie popełnić typowych błędów. Poniżej znajdziesz informacje, jak ich uniknąć i na co zwrócić szczególną uwagę, aby nie stracić ani złotówki z przyznanego dofinansowania.

Uważaj!

Jeśli zrealizujesz projekt w sposób niezgodny z zapisami umowy o dofinansowanie, wydatek może zostać uznany w części lub całości za niekwalifikowalny i otrzymasz mniej pieniędzy.
W najgorszym przypadku może się okazać, że konieczne jest rozwiązanie umowy o dofinansowanie i dokonanie przez Ciebie zwrotu wcześniej wypłaconych środków wraz z należnymi odsetkami.

Czarna lista pomyłek, czyli najczęściej popełniane błędy

Podczas realizacji projektu możesz napotkać wiele przeszkód. Jeśli poznasz je wcześniej, będziesz wiedział, jak ich uniknąć i nie wpłyną one na efektywność Twoich działań i osiągnięcie wyznaczonych celów. Nie przejmuj się, tylko działaj. Po uzyskaniu informacji o uzyskaniu dofinansowania jeszcze raz dokładnie przejrzyj dokumentację, zwłaszcza wzór umowy o dofinansowanie, informacje na temat kwalifikowalności wydatków w naborze i instrukcję wypełniania wniosku o płatność.

Na zdjęciu widzimy mężczyznę w okularach, ubranego w białą koszulę, który wygląda na zestresowanego. Mężczyzna siedzi za biurkiem, na którym leży duża sterta dokumentów i teczek. Trzyma jedną teczkę nad głową, jakby próbował się nią osłonić. Jego twarz wyraża zmartwienie i przytłoczenie ilością pracy. Tło zdjęcia jest rozmyte, co sugeruje, że znajduje się w biurze lub innym miejscu pracy.

Zapraszamy Cię do udziału w szkoleniach

Śląskie Centrum Przedsiębiorczości prowadzi szkolenia nie tylko po ogłoszeniu naboru, ale także później.
Poznasz na nich każdy z etapów realizacji projektu, a prowadzący odpowiedzą na Twoje pytania.

Mam na to papiery, czyli jak okiełznać dokumentację

Opisz dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowalnych zgodnie z Instrukcją wypełniania „Wniosku o płatność” w ramach FE SL na lata 2021-2027, gdzie znajdziesz niezbędne informacje
Nie zapominaj o oświadczeniach potwierdzających prawidłowość przeprowadzonej procedury zamówienia i sporządzaj je na bieżąco, a przed wysłaniem wniosku o płatność sprawdź, czy dołączyłeś do niego wszystkie protokoły odbioru, faktury, potwierdzenia przelewu, oferty, wyceny i kosztorysy. Zastanów się, czy przedstawione przez Ciebie dokumenty nie są sprzeczne ze sobą.
Wszystkie dokumenty obcojęzyczne muszą zostać przetłumaczone, jednak tłumaczenie nie musi być przygotowane przez tłumacza przysięgłego.
Wyodrębnij ewidencję księgową dotyczącą rozliczania Twojego projektu. Musimy wiedzieć, które operacje go dotyczą.
Sprawdź, czy w przypadku prowadzenia pełnej księgowości umieściłeś wymagane dekretacje księgowe na fakturach i czy nie ma w nich błędów.
Przejrzyj dokumenty, które tworzysz, i przeanalizuj ich poprawność, na przykład w dokumentach OT – będą to kwoty, daty, miejsca użytkowania.
Zwróć uwagę na jakość wydruków — wszystkie dokumenty powinny być czytelne.

Na ilustracji widzimy uśmiechniętą kobietę z blond włosami spiętymi w kucyk, ubraną w różową bluzkę i granatową spódnicę. Kobieta stoi na dużej stercie dokumentów i teczek, które są ustawione na szafce biurowej. Wokół niej unoszą się różne ikony biurowe: żółty folder z dokumentami, ikona lupy, spinacz oraz dokument z zaznaczonym zielonym znakiem kontrolnym. Nad folderem znajduje się niebieska ikona plusa, sugerująca dodawanie nowych plików. Ilustracja przedstawia zorganizowaną pracę biurową i zarządzanie dokumentami w sposób uporządkowany i efektywny.

Triki, które pozwolą Ci poprawnie wypełnić formularz wniosku o płatność

Na ilustracji widzimy mężczyznę z brodą i okularami, ubranego w niebieską koszulę i brązowe spodnie. Mężczyzna trzyma w jednej ręce tablet, a drugą ręką wskazuje wskaźnikiem na stos monet z symbolem euro. Nad nim znajdują się różne ikony: zegar z wykrzyknikami, sugerujący upływ czasu lub presję czasową, wykres z czerwoną strzałką w dół, symbolizujący spadek lub stratę, oraz zębatki, które mogą oznaczać pracę nad projektem lub zarządzanie procesem. Na dole ilustracji znajduje się duży znak kontrolny oraz ikona klepsydry, co może symbolizować zarządzanie czasem i zadaniami.

Przestrzegaj terminów złożenia wniosków o płatność lub rozliczających zaliczkę.
Zapamiętaj, że wniosek o płatność może zostać podpisany jedynie przez uprawnioną do tego osobę.
Dokładnie przejrzyj wypełniony formularz i sprawdź, czy podałeś poprawne daty, kwoty, czy wydatki zostały przypisane do właściwych kategorii itp.
Zweryfikuj kalkulacje kosztów. Wnioski o płatność często wymagają przeliczeń z powodu zakupów w walutach obcych, a błędy lub niezgodność z wnioskiem o dofinansowanie mogą opóźnić weryfikację i wypłatę środków.
Sprawdź, czy podałeś wskaźniki produktu i rezultatu. Jeśli wniosek o płatność nie jest poparty odpowiednimi dokumentami, potwierdzającymi postęp w realizacji Twojego projektu, utrudnia to jego ocenę i skierowanie do refundacji.
Skontroluj, czy dołączyłeś wszystkie niezbędne dokumenty, np. faktury, umowy, materiały przedstawiające przebieg procesu zamówień. Jeśli dokumentacja będzie niekompletna wydłuży to termin przekazania dotacji na Twoje konto.

Jak płacić z głową na karku – o wydatkach ponoszonych w projekcie

Nie płać gotówką. Środki publiczne należy wydatkować i udokumentować w sposób jasny i przejrzysty, dlatego wydatki musisz opłacać za pośrednictwem rachunków bankowych z Twojego konta przeznaczonego do obsługi danego projektu.

Zapamiętaj, że możesz przedłożyć do rozliczenia wyłącznie wydatki zaplanowane w projekcie, te które zamieściłeś we wniosku o dofinansowanie.

Na ilustracji przedstawiono dwa obiekty: portfel i kartę płatniczą. Po lewej stronie znajduje się brązowy portfel wypełniony złotymi monetami z symbolem euro, obok którego znajduje się czerwony okrąg z białym krzyżykiem, symbolizujący coś niepożądanego lub błędnego. Po prawej stronie ilustracji znajduje się niebieska karta płatnicza z kilkoma monetami euro na dole oraz zielony okrąg z białym znakiem kontrolnym, sugerujący poprawne rozwiązanie lub akceptację. Między portfelem a kartą płatniczą widoczna jest niebieska strzałka, wskazująca przepływ pieniędzy z portfela do karty.

Sztuka przeprowadzania zamówień

Poprawnie oszacuj wartość zamówienia.
Nie dziel zamówienia na kilka mniejszych, aby uniknąć stosowania zasady konkurencyjności lub ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Pamiętaj, że treść ogłoszenia o zamówieniu i dołączonych do niego załączników musi być spójna.
Opublikuj ogłoszenie i przeprowadź wybór dostawcy w sposób zgodny z zasadami kwalifikowalności wydatków lub z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, na przykład: nie umieszczaj nazw własnych w opisie zamówienia; nie wprowadzaj zmian, jeśli nie wskazałeś okoliczności, w których mogą one nastąpić; nie wybieraj oferty niespełniającej warunków postępowania, nawet jeśli jest jedyna.
Nie zamieszczaj w opisie przedmiotu zamówienia parametrów, cech i warunków, które wpłyną na uczciwą konkurencję albo spowodują wybór konkretnego wykonawcy czy produktu.
Pamiętaj, że nie możesz udzielać zamówień — bez względu na ich wartość — podmiotom powiązanym osobowo i kapitałowo. W takim przypadku wydatek zostanie w całości uznany za niekwalifikowalny.

Na ilustracji widzimy starszego mężczyznę z wąsami i blond włosami, który wygląda na zdezorientowanego. Mężczyzna stoi na krześle i trzyma w ręce długi zwój papieru, który rozciąga się do podłogi. Nad jego głową znajdują się symbole reprezentujące finanse: zielony banknot euro, złote monety z symbolem euro oraz ikona przedstawiająca obracające się strzałki. Obok tych symboli widoczne są również dokumenty i foldery oraz znaczniki lokalizacji, które sugerują skomplikowane i rozproszone informacje.

Dokumenty niezbędne do rozliczania wniosków o płatność możesz pobrać ze strony Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości

Autor: Śląskie Centrum Przedsiębiorczości

Od błędów do perfekcji – jak unikać pułapek we wnioskach o płatność?