Musisz trafić do Bazy…, czyli Baza konkurencyjności a Fundusze Europejskie
Baza konkurencyjności jest Ci znana i wiesz o niej wszystko? Aktualnie obowiązują Cię nowe zasady w postępowaniu o udzielenie zamówienia, więc przeczytaj, aby nie popełnić żadnego błędu, nawet, jeśli korzystałeś już z Bazy konkurencyjności.
Jeżeli dokonujesz zakupu powyżej wartości 50 tys. zł netto, pamiętaj, że powinieneś postępować zgodnie z zasadą konkurencyjności, opisaną w Podrozdziale 3.2 „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021- 2027”. Wszystkie postępowania ofertowe przeprowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności powinieneś zamieścić na stronie Bazy konkurencyjności.
Przy zakupie poniżej 50 tys. netto nie obowiązuje Cię zasada konkurencyjności, jednak w takiej sytuacji postępuj m.in. zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu oraz obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz krajowego, do których stosowania jesteś zobowiązany w związku z prowadzoną przez Ciebie działalnością.
Szacuj uważnie
Aby określić, czy zakup będzie przekraczał 50 tys. zł netto, powinieneś starannie dokonać obliczenia wartości udzielonego zamówienia. Jest to szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku VAT.
Udokumentuj swoje działania np. w notatce z szacowania lub oprzyj się na szacunkach dokonanych na etapie wniosku o dofinansowanie, w którym kwoty zaplanowane na realizację każdego wydatku zostały zatwierdzone przez instytucję ogłaszającą konkurs jako ceny rynkowe. Jeśli jesteś podmiotem zobowiązanym do stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych, szacuj wartość zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy.
Zapamiętaj — gdy jesteś podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy PZP, ale jej zapisy ze względu na wartość zamówienia zwalniają Cię z tego obowiązku, to w przypadku zamówień przekraczających wartość 50 tys. zł netto musisz zastosować zasadę konkurencyjności (obecnie dotyczy to zamówień w przedziale od 50 do 130 tys. zł netto).
Obliczając wartość zamówienia, weź pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek. Sprawdź, czy:
• zamówienie może być udzielone w określonym przez Ciebie czasie, czyli zawiera się w terminie realizacji projektu
• istnieje tożsamość rodzajowa lub funkcjonalna zamówienia (musisz nie tylko połączyć zbliżone produkty lub usługi, np. dwa modele obrabiarek, ale także przedmioty i usługi, które tworzą funkcjonalną całość, np. komputery i myszki)
• jeden dostawca jest w stanie wykonać zamawianą usługę lub dostarczyć kupowane przedmioty.
Zabronione jest zaniżanie wartości szacowania w celu ominięcia stosowania zasady konkurencyjności.
Bądź czujny i nie trać pieniędzy
Pierwszym krokiem, jaki powinieneś wykonać w Bazie konkurencyjności, jest rejestracja. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, sięgnij po instrukcje CST2021. Następnie możesz już dodać ogłoszenie. Gdy będziesz miał problemy, wykorzystaj instrukcje CST dotyczące ogłoszeń lub pomoc na stronie Bazy konkurencyjności.
Po dodaniu ogłoszenia zwróć uwagę, czy Twoje zapytanie ofertowe zawiera wszystkie wymagane elementy, o których mowa w sekcji 3.2.3 „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności…”, m.in.:
• charakterystykę przedmiotu zamówienia
• warunki udziału w postępowaniu (jeśli tego wymagasz) oraz opis sposobu ich oceny
• kryteria oceny ofert, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oraz sposób przyznawania punktacji
• termin i sposób składania ofert
• termin wykonania zamówienia
• informację na temat zakazu konfliktu interesów, a także określenie warunków wprowadzenia istotnych zmian do umowy (o ile przewidujesz taką możliwość)
• opis części zamówienia oraz ich liczbę i warunki udzielania ofert częściowych (jeżeli dopuszczasz ich składanie)
• w sytuacji, gdy udzielasz zamówienia w częściach — informację, że dane postępowanie obejmuje jedynie część zamówienia (wraz z określeniem zakresu lub wartości całego zamówienia oraz uwagami na temat pozostałych części)
• informacje dotyczące ofert wariantowych (jeżeli ich wymagasz lub je dopuszczasz).
Pamiętaj, że jeśli nie zamieścisz ogłoszenia wtedy, gdy jest to wymagane, zostaniesz obciążony korektą finansową zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 22 czerwca 2020 r.
Także brak elementów wymaganych w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności…” może wiązać się z nałożeniem korekty finansowej, zgodnie z powyżej wskazanym rozporządzeniem.
Istotna komunikacja
Wszystkie działania do momentu upłynięcia terminu składania ofert odbywają się teraz wyłącznie za pośrednictwem Bazy konkurencyjności. W ten sposób musisz ogłosić zapytanie ofertowe, tak wpłyną pytania, na które będziesz musiał odpowiedzieć, a także zostaną złożone oferty.
Pamiętaj, że po upływie terminu składania ofert, nie będziesz miał możliwości edycji ogłoszenia ani możliwości komunikacji przez Bazę konkurencyjności. Jeśli musisz poprosić wykonawcę o wyjaśniania, powiadom go pisemnie, tak jak do tej pory, chyba że w Bazie konkurencyjności zostanie wprowadzona nowa funkcja, która to umożliwi. Po dokonaniu wyboru wykonawcy, opublikuj w Bazie informację o wyniku postępowania.
Zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności…” powinna ona zawierać imię i nazwisko wybranego wykonawcy albo nazwę jego firmy, nazwę miejscowości, w której ma siedzibę oraz cenę najkorzystniejszej oferty.
W przypadku zawieszenia funkcjonowania Bazy konkurencyjności, zgodnie z sekcją 3.2.3 „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności…”, zamawiający powinien wtedy skierować zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, oraz ogłosić zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej, jeśli ją posiada. Zamawiający będzie musiał określić w zapytaniu ofertowym, jaki sposób komunikacji wybiera w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
