Jak nie stracić stu tysięcy, czyli obowiązki informacyjne i promocyjne w funduszach unijnych
Obowiązki informacyjne i promocyjne są niezwykle istotną kwestią. Ciesząc się z otrzymanego dofinansowania, nie zapomnij o nich, aby uniknąć konsekwencji.
Złożyłeś wniosek i czekasz na rozstrzygnięcie naboru? Trzymamy kciuki, żeby się udało. Przed Tobą czas wytężonej pracy. Pamiętaj o obowiązkach informowania o projekcie i promowania go, ponieważ dzięki temu dofinansowanie nie zostanie pomniejszone o — niekiedy — sporą kwotę.
Informuj o projekcie realizowanym w ramach Funduszy Europejskich
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia, musisz powiadomić opinię publiczną, uczestników i odbiorców projektów o tym, że dane przedsięwzięcie realizujesz dzięki pomocy unijnej. Używaj prostego języka, by wszyscy Cię zrozumieli. Obowiązki informacyjne wypełniasz od momentu uzyskania dofinansowania, czyli podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu. Musisz to robić do końca okresu trwałości projektu, jeżeli w Twoim projekcie jesteś zobowiązany do jego dochowania.
Okres trwałości to czas, który następuje po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku mikroprzedsiębiorstw, a także małych i średnich firm wynosi on trzy lata. Natomiast duże przedsiębiorstwa mają pięcioletni okres trwałości. W tym czasie nadal musisz informować o projekcie, obserwować wskaźniki oraz nie wprowadzać istotnych zmian mających wpływ na charakter i cele projektu.
Jeśli realizację projektu zacząłeś po złożeniu wniosku o dofinansowanie, ale przed podpisaniem umowy, nie musisz później uzupełniać dokumentacji. Zwróć także uwagę na to, że nie wolno Ci używać znaków Funduszy Europejskich i Unii Europejskiej przed podpisaniem umowy.
O współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej informujesz przy okazji wszelkich, podejmowanych przez Ciebie, działań informacyjnych i promocyjnych. Pamiętaj, że nie istnieje jeden, obowiązkowy zestaw działań informacyjno-promocyjnych, które musisz zrealizować. Wybierz takie działania, które będą zgodne z celem Twojego projektu oraz jego charakterem.
Nowe obowiązki w projektach unijnych — oznaczaj wszystko
Pamiętaj, aby właściwie oznaczać dokumenty dotyczące projektu takie jak: publikacje, ulotki, broszury, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe i promocyjne, konferencje, spotkania, dokumentację przetargową, ogłoszenia, raporty czy materiały dla prasy. Ta sama zasada obowiązuje Cię w przypadku dokumentów i materiałów przeznaczonych dla uczestników projektu, na przykład: zaświadczeń, certyfikatów, materiałów informacyjnych, programów szkoleń i warsztatów czy list obecności. Ponadto musisz oznaczać produkty, takie jak sprzęt, pojazdy, aparaturę, powstałe lub zakupione w projekcie, poprzez umieszczenie na nich trwałych naklejek.
Opis Twoich obowiązków znajdziesz w umowie o dofinansowanie i załączniku nr 4 do tej umowy.
- Pomocą będzie Ci służył „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”. Załącznik nr 4 jest wyciągiem z zapisów tego podręcznika.
- Nie wiesz, jak oznaczyć post na Facebooku albo jak określić proporcje znaków? Zajrzyj do „Księgi Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027”. Znajdziesz tam praktyczne informacje.
- Pobierz wzory logotypów, tablic informacyjnych, plakatów i naklejek. Znajdziesz je na dole strony Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027.
Przygotuj się do kontroli
Pamiętaj o dokumentowaniu działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych w projekcie. Działania te także podlegają kontroli. W sytuacji, gdy nie wywiążesz się z nich, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości poprosi Cię o skorygowanie uchybień.
Jeśli nie wprowadzisz wymaganych zmian, dojdzie do pomniejszenia dofinansowania Twojego projektu. Szczegółowe informacje znajdziesz w załączniku numer 2 do umowy o dofinansowanie Twojego projektu, czyli „Wykazie pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FE”. Są w nim wskazane Twoje obowiązki oraz przykłady uchybień wraz z przypisanymi stawkami procentowymi dotyczącymi pomniejszenia kwoty dofinansowania.
Pomniejszenie może łącznie wynieść do 3% kwoty dofinansowania projektu.
