cropped Logo FdB wersja ze skrotem.png
Grafika, która widnieje w nagłówku strony internetowej przedstawia trzy osoby siedzące w biurze, pracujące przy komputerach. Zdjęcie namalowane farbami, w odcieniach zieleni, pomarańczowego oraz szarości. Na srodku zdjęcia widnieje ramka z napisem Fundusze dla Biznesu Poradnik przedsiębiorcy.

Człowieku, nie irytuj się, czyli jak bezproblemowo przejść przez kontrolę projektu unijnego

Celem monitorowania przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Funduszy Europejskich nie jest wykrywanie nieprawidłowości, lecz potwierdzenie, że zostały one zrealizowane zgodnie z umową o dofinansowanie. Dodatkowo, kontrole pozwalają zapobiegać ewentualnym nadużyciom oraz zapewniają zgodność z przepisami unijnymi i krajowymi. Dlatego kluczowe jest, aby zarówno dokumentacja, jak i realizacja projektu odpowiadały warunkom umowy. Oto wskazówki, które pomogą Ci przygotować się do tego procesu.

Mężczyzna w biurowym otoczeniu siedzi przy biurku, opierając głowę na rękach. Wokół niego piętrzą się stosy dokumentów i papierów, co sugeruje, że jest przytłoczony ilością pracy lub obowiązków. Wyraz jego twarzy wyraża zmartwienie i zmęczenie.
— Staramy się usprawnić przebieg kontroli, dlatego też — gdy tylko jest to możliwe — prosimy przedsiębiorców o nadesłanie dokumentów jeszcze przed jej rozpoczęciem. Dzięki temu mniej czasu spędzamy w miejscu realizacji projektu, co jest korzystne dla obu stron. W takiej sytuacji często wystarcza jedna wizyta. Zakres kontroli jest zawsze wskazany wcześniej w upoważnieniu i jest przesyłany wraz z pismem wszczynającym kontrolę. Dokładnie badamy, oczywiście, urządzenia oraz maszyny i sprawdzamy ich tabliczki znamionowe. Weryfikujemy też obecność oznakowania CE, oznaczającego dopuszczenie do obrotu na terenie Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że w tej perspektywie finansowej kładziemy nacisk nie tylko na finansową stronę projektu, ale szczególnie sprawdzamy, w jaki sposób są wprowadzane, ujęte w projekcie, polityki horyzontalne, na przykład takie jak: dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, zrównoważony rozwój czy zasada „Nie czyń poważnych szkód”. Bardzo istotna jest też współpraca przedsiębiorców ze Śląskim Centrum Przedsiębiorczości — kontrola może być pozytywnym doświadczeniem i nie należy się jej obawiać. Tadeusz Tobik Kierownik Wydziału Kontroli Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
Młoda kobieta z ciemnymi, kręconymi włosami siedzi przy biurku w jasnym, nowoczesnym biurze, trzymając w rękach dokumenty. Uśmiecha się szeroko do kamery, co sugeruje jej zadowolenie z pracy. W tle widać inne osoby pracujące przy swoich stanowiskach.

Rodzaje kontroli i ich specyfikacja

Podczas realizacji projektu możesz spodziewać się kilku rodzajów kontroli. Każda z nich ma swoje specyficzne cele i wymaga odpowiedniego przygotowania.

Kontrola dokumentacji to przede wszystkim weryfikacja formalno-merytoryczna, a także finansowa wniosków o płatność. Instytucje sprawdzą, czy pieniądze, które otrzymałeś, zostały wydane zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Zbadają również ścieżki audytu oraz kompletność dokumentacji dotyczącej składania ofert. Po lewej stronie znajduje się grafika przedstawiająca dokumenty.
Kontrola na miejscu w jej trakcie sprawdzimy, czy realizujesz Twoje przedsięwzięcie w oparciu o zapisy umowy. Zostaną przeanalizowane procesy dostarczenia sprzętu lub usług oraz ich zgodność z wymaganiami programu i zasadami unijnymi oraz krajowymi. Spodziewaj się tego, że będziemy chcieli przeprowadzić rozmowy z pracownikami zaangażowanymi w realizację projektu, obejrzeć miejsce realizacji czy dokumentację. Ikona po lewej stronie przedstawia rękę wskazującą na ekran z wykresami i danymi, co symbolizuje analizę i kontrolę
Kontrola trwałości odbywa się po zakończeniu projektu i polega na zbadaniu, czy jest on utrzymywany przez wymagany okres, czyli 3 lata w przypadku mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich firm, bądź 5 lat, gdy realizowało go duże przedsiębiorstwo. Ważne jest utrzymanie rezultatów w okresie trwałości, co oznacza, że na przykład problemem może być sprzedaż środka trwałego zakupionego w ramach dofinansowania, a nawet zmiana jego przeznaczenia bez zgody instytucji zarządzającej. Ikona po lewej stronie przedstawia tarczę z kciukiem uniesionym w górę, co symbolizuje trwałość i zgodność.
Starszy mężczyzna z siwymi, nieco rozwichrzonymi włosami, ubrany w elegancki, choć nieco ekstrawagancki garnitur, unosi ręce w geście zwycięstwa. Na jego twarzy maluje się szeroki uśmiech, a w tle widoczne są delikatne, rozmyte światełka, co nadaje zdjęciu ciepłą i radosną atmosferę.

Złota rada nr 1 — zadbaj o dokumenty

Oznaczanie i organizacja dokumentów

Upewnij się, że wszystkie dokumenty związane z projektem są uporządkowane i łatwo dostępne. Segregatory i pliki oznacz odpowiednio, tak abyś mógł szybko znaleźć wszystkie wymagane dokumenty. Przygotuj spis treści, który pozwoli innym pracownikom bez problemu znaleźć potrzebne papiery, w momencie gdy nie będziesz obecny.

Archiwizacja

Przechowuj oryginały dokumentów lub ich poświadczone kopie. Dokumenty elektroniczne również muszą być odpowiednio zarchiwizowane i zabezpieczone. Upewnij się, że dokumenty związane z zamówieniami publicznymi są kompletne.

Złota rada nr 2 — przygotuj miejsce realizacji projektu

Zapewnij odpowiednie warunki do przeprowadzenia oględzin wszystkich środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych związanych z projektem. Potrzebny będzie dostęp do systemów księgowych oraz dokumentacji kadrowej i finansowej. Wszystkie zakupy, których dokonałeś dzięki zdobyciu dofinansowania, muszą być dostępne do kontroli, na przykład musisz udostępnić sprawdzenie maszyn, urządzeń, a także przestrzeni biurowej, gdzie realizowane były projekty badawcze.

Złota rada nr 3 — zapewnij obecność zespołu

Podczas kontroli zagwarantuj obecność kompetentnych osób, które będą mogły udzielić wyjaśnień dotyczących realizacji projektu:

• Księgowość — możemy pytać o wszelkie kwestie związane z finansami projektu, prosić o przedstawienie odpowiednich dokumentów finansowych oraz procedur.

• Personel techniczny — konieczne może okazać się uruchomienie maszyny lub oprogramowania, omówienie specyfikacji technicznych oraz ich zgodności z założeniami projektu.

Złota rada nr 4 — nie zapomnij o promocji projektu

Pamiętaj, że od momentu podpisania umowy o dofinansowanie jesteś zobowiązany do informowania opinii publicznej o uzyskanym wsparciu. Oznaczaj logotypami wszystkie materiały informacyjne i promocyjne oraz dokumenty związane z projektem. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą skutkować koniecznością zwrotu części środków. Przykładowo, brak logotypów na publikacjach czy stronach internetowych jest niezgodny z wymogami umowy.

Złota rada nr 5 — zatroszcz się o trwałość projektu

Po zakończeniu przedsięwzięcia, przez cały okres trwałości — czyli odpowiednio 3 lata w przypadku mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich firm, bądź 5 lat w przypadku dużych przedsiębiorstw — dbaj o to, by projekt oraz stworzone w jego ramach stanowiska pracy były utrzymane. Osiągnięte rezultaty i cele projektu muszą być zachowane przez cały ten okres. Przykładem naruszenia zasad trwałości może być na przykład zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa. Jeśli to planujesz, zwróć się do instytucji zarządzającej o zgodę na kontynuowanie projektu w nowej formie. Naruszenie zasady trwałości projektu może prowadzić do konieczności zwrotu środków wraz z odsetkami.

Złota rada nr 6 — bądźmy w kontakcie

W przypadku wizyty monitoringowej bądź kontroli planowej zostaniesz o niej wcześniej uprzedzony. Gdyby wystąpiły jakieś niedogodności dotyczące terminu bądź inne utrudnienia, zasygnalizuj to wcześniej osobom przeprowadzającym kontrolę. Szanujmy nawzajem swój czas. Dodatkowo możesz uniknąć w ten sposób uwag dotyczących tych kwestii, których nie będziemy w stanie zweryfikować przez wspomniane utrudnienia.

Młoda kobieta, ubrana w elegancki strój, trzyma w ręce złote trofeum, uśmiechając się szeroko. W tle widoczny jest konfetti opadające z góry, co sugeruje świętowanie sukcesu lub wygranej. Jej wyraz twarzy i postawa wyrażają dumę i radość.

Najczęstsze problemy i jak ich unikać

Archiwizacja dokumentacji projektowej Nie zapomnij o przechowywaniu oryginałów dokumentów. Jeżeli posiadasz tylko wersję elektroniczną, ponieważ na przykład dokument został przesłany pocztą e-mail, to w tej samej formie musisz go zarchiwizować. Brak oryginałów może doprowadzić do dodatkowych, czasochłonnych działań w postaci odtwarzania dokumentów na przykład w formie duplikatów bądź ponownego zwracania się do instytucji zewnętrznych, które wydały pozwolenia na użytkowanie czy dopuszczenia do użytkowania. W najgorszym wypadku może to doprowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.
Archiwizacja dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi Pamiętaj o zapewnieniu ścieżki audytu. Zwróć uwagę, czy masz wszystkie zapytania ofertowe i złożone oferty. Uchybienia spowodują konieczność nałożenia korekty f inansowej. Pod treścią znajduje się ilustracja która przedstawia osoby pracujące z dokumentami i folderami na tle półek z segregatorami. Tekst przypomina o konieczności zapewnienia ścieżki audytu oraz o konieczności dokładnego archiwizowania wszystkich zapytań ofertowych i ofert.
Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej Oddziel wszystkie operacje gospodarcze związane z projektem od dotychczas prowadzonej księgowości, co ułatwi weryfikację wydatków. W przeciwnym razie wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. Pod tekstem znajduje się ilustracja przedstawiająca osobę wyrzucającą w górę kartki papieru, stojącą obok stert dokumentów.
Naruszenie trwałości projektu oraz niedozwolone zmiany Najważniejsze, abyś utrzymał cele projektu przez okres trwałości oraz informował o wszelkich zmianach, na przykład, gdy zamierzasz sprzedać środek trwały czy przekształcić formę prawną przedsiębiorstwa. Takie sytuacje mogą naruszyć zasady trwałości projektu i będziesz zmuszony do zwrotu części lub całości dofinansowania. Ilustracja przedstawia dwie osoby omawiające dokumenty na tle wykresów i diagramów.

Nie zapominaj o uważnej lekturze umowy o dofinansowanie. Postępując zgodnie z nią, unikniesz problemów.

Dzięki tym wskazówkom kontrola projektu powinna przebiegać sprawnie i bez problemów, co pozwoli na efektywne wykorzystanie środków unijnych i osiągnięcie zamierzonych celów. Pamiętaj, że pozytywne przejście przez kontrolę nie tylko pomoże Ci w uporządkowaniu dokumentacji, ale również przygotuje Cię do bezproblemowego przebiegu wizyt składanych przez inne instytucje, na przykład Krajową Administrację Skarbową czy Najwyższą Izbę Kontroli.

Belka z logotypami zawierająca kolejno od lewej: znak marki Fundusze Europejskie, barwy Rzeczpospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej oraz herb Województwa Śląskiego. Znak marki Fundusze Europejskie tworzą połączone gwiazdy w kolorach żółtym, białym i czerwonym na tle grantowego trapezu. Znak opatrzony jest po prawej stronie czarnym napisem „Fundusze Europejskie dla Śląskiego”. Barwy Rzeczpospolitej Polskiej to flaga, która ma u góry kolor biały, na dole kolor czerwony. Po prawej stronie znajduje się czarny napis „Rzeczpospolita Polska”. Znak Unii Europejskiej to granatowa flaga, pośrodku której znajduje się koło złożone z dwunastu żółtych pięcioramiennych gwiazd. Po jej lewej stronie umieszczony jest czarny napis „Dofinansowane przez Unię Europejską”. Herb województwa oddzielony jest od pozostałych znaków pionową czarną linią. Tworzy go niebieska tarcza, na której umieszczony jest żółty orzeł z rozpostartymi skrzydłami i głową zwróconą w prawo. Po prawej stronie herbu zamieszczony jest błękitny napis „Województwo Śląskie”.